Projektmanagement
Projektmanagement der Zukunft
Digitale Transformation bezeichnet einen fortlaufenden, in digitalen Technologien begründeten Veränderungsprozess, der die gesamte Gesellschaft und insbesondere Unternehmen betrifft. Basis der digitalen Transformation sind digitale Technologien, die in einer immer schneller werdenden Folge entwickelt werden und somit den Weg für wieder neue digitale Technologien ebnen. Das wird auch das gesamte Projektmanagement verändern, unabhängig von klassischen bzw. agilen Ansätzen.
Das Projektmanagement versucht Antworten auf komplexe Fragestellungen zu beantworten entweder durch einen klassischen oder agilen Ansatz. Dabei kann kein Ansatz alleine alle Anforderungen an das Projektmanagement von morgen erfüllen. In vielen jetzigen Ansätzen besteht das Projektmanagement als Mischform aus klassischen und agilen Ansätzen, z. B. arbeiten bestimme Projektphasen / Aufgabenbereiche nach agilen Ansätzen, während der Rest der Organisation nach klassischen Ansätzen arbeitet. Diese Kluft zwischen den Ansätzen wird künftig immer kleiner und verschwindet im sogenannten Projektmanagement 4.0.
Das Projektmanagement 4.0 ist eine aufbauende Entwicklung aus bestehenden Ansätzen und wird organisations- bzw. projektindividuell eingesetzt. Dennoch scheitern derzeit viele agile Projekte. Häufigster Grund für das Scheitern agiler Projektmanagement Ansätze ist, dass die jeweilige Firmen Philosophie und Kultur nicht zum agilen Arbeiten passt (46 %).
Weitere wichtige Gründe sind
- mangelnde Erfahrung im Umgang mit agilen Methoden (41 %)
- mangelnde Unterstützung des Managements (38 %)
- mangelnde Unterstützung für die notwendige Kulturveränderung (38 %)
Projektmanagement 4.0
Für den erfolgreichen Wandel zum Projektmanagement 4.0 sind folgende Erfolgsfaktoren relevant:
- Freiwilligkeit und Passion als Basis für Selbststeuerung
- Geschützter Rahmen: Frei Raum und Frei Zeit als Aufbau einer Vertrauenskultur
- Team: Je kreativer, unkonventioneller und komplexer die Aufgabe, desto unterschiedlicher das Team
- Management Unterstützung: Das Management agiert als Moderator und Coach auf Augenhöhe und schützt das Team und befähigt es zur Selbstorganisation
- Kundennutzen: Der Kunde steht im Fokus
- Abstimmung: Räume für echte Begegnung und Verständnis schaffen, Personen-, Team- und Unternehmensübergreifende Abstimmung
Arbeitsplatz der Zukunft
Mit dem von Microsoft angekündigten Auslauf des Support von Windows 7 im Januar 2020 stellte sich für die DEVK Versicherungen die Frage nach dem Umstieg auf eine neue Windows und Office Version. Im Rahmen des Projekts Arbeitsplatz der Zukunft wurde die dringende Aktualisierung des Betriebssystems auf Windows 10 inklusive Office 365 vorgenommen.
Für die Umsetzung dieser komplexen Aufgabenstellung war ein Projektteam von 30–40 aus internen und externen Mitarbeiter*innen verantwortlich. In 24 Monaten wurde das Projekt mit ca. 8.000 Personentagen und unter Einhaltung des Projektbudgets von 24 Mio. € umgesetzt.
Windows 10 und Office 365
Zu den besonderen Herausforderungen zählte neben der Windows 10 und Office 365 Einführung
- die Beschaffung und Paketierung neuer Hardware
- die Schulung der Mitarbeiter*innen für die neuen Microsoft Produkte
- die Umstellung von über 4.000 Systemen
- das Testen der vorhandener Software auf das neue Betriebssystem inkl. der Einführung – analog den Microsoft Release Zyklen – permanenter Testzyklen
- die Anpassung des Intranets auf Sharepoint und gleichzeitiger Schaffung neuer Kommunikationskanäle für Fachthemen und Projekte
- die Einführung eines neuen Raumbuchungstools inkl. neuer technischer Ausstattung für Besprechungsräume
- Einführung von Skype
Die Berater*innen der new outcome waren im Projektoffice für die Kostenplanung, Bedarfsermittlung, Bestellung und Einkauf von Technik, Ressourcen und Beratungsleistung verantwortlich. Darüber hinaus unterstützen sie den Rollout sowie die Organisation der Schulung der neuen Anwendungen inkl. der Entwicklung eines Schulungskonzepts und Etablierung der Schulung in das vorhandene interne Schulungsportal.